Gestión de flows

Una vez publicado, un flow funciona solo: cada vez que ocurre su evento disparador, entra un contacto y recorre el camino. Para gestionarlo a lo largo del tiempo hay dos sitios en el panel. El listado de flows, en Marketing › Flows, muestra todos los flows del proyecto con su estado y sus cifras, y permite activar, desactivar, duplicar o archivar un flow sin abrirlo. La cabecera de cada flow, en la parte superior de su página, reúne los controles de ese flow en concreto: renombrarlo, archivarlo, ver su actividad reciente y el interruptor que abre o cierra su entrada.

La idea más importante de esta página es la diferencia entre cerrar la entrada y detener a los contactos que ya están dentro. Pausar un flow solo hace lo primero: no entra nadie nuevo, pero quien ya está en el camino sigue hasta el final. Detenerlos es otra acción, Cancelar ejecuciones, que se explica más abajo.

El listado de flows

El listado se abre en Marketing › Flows. Cada fila es un flow; al seleccionar su nombre, el flow se abre en su lienzo. Con un flow abierto, su nombre en la ruta de navegación de arriba despliega la lista Flows recientes, para saltar a otro flow sin volver al listado.

Flows activos y archivados

Un conmutador con iconos, a la derecha de la barra de herramientas, alterna entre Activos (todos los flows que no están archivados, tengan la entrada abierta o cerrada) y Archivados. El listado se abre en Activos. Un flow archivado solo aparece en la vista Archivados; si no hay ninguno, esa vista indica No hay flows archivados y ofrece el botón Volver a los flows activos.

Filtros, vistas y columnas

• Filtrar flows busca por nombre.
• Los filtros Disparador, Publicación, Objetivo, Actividad y Estado acotan el listado. Cada uno ofrece solo las opciones que cumple al menos uno de tus flows, con el número de flows de cada opción. Disparador enumera los eventos con los que empiezan tus flows; Objetivo muestra cada evento objetivo, Paso de objetivo en el flow y Sin objetivo declarado; Actividad separa los flows con activaciones en los últimos 30 días, los que no las tienen y los que están Aún sin medir; Estado (solo en la vista Activos) separa los flows en Activado y Desactivado.
• Las vistas guardadas cambian las columnas que muestra la tabla, cada una pensada para una pregunta: Vista por defecto (un resumen general), Engagement (envíos, entrega, clics y bajas), Ventas (conversiones, ingresos, coste y retorno), Audiencia (cuántas personas entraron, recibieron mensaje, interactuaron, cumplieron el objetivo y convirtieron), Objetivos (la definición del objetivo y sus cifras) y Configurar (cómo está configurado cada flow). Todas las vistas ordenan primero los flows más recientes.
• El selector de columnas añade o quita columnas sueltas, y el menú de la tabla (⋮) permite exportar el listado a CSV o copiarlo al portapapeles.

La vista Configurar sirve para revisar en una sola tabla cómo está configurado cada flow: su estado, su publicación, su disparador, su objetivo, el número de Pasos, la Duración máx. (lo máximo que un contacto puede pasar en el flow; consulta Límites y salvaguardas), la Espera máx. de activación («Lo máximo que un contacto espera para entrar cuando el flow recibe un pico de tráfico. Nunca retrasa un mensaje…»; consulta El disparador: quién entra y cuándo), la Versión activa y cuándo se publicó (Publicado). En la columna Disparador, «· con filtro» detrás del nombre del evento indica que el disparador tiene condiciones de evento.

Qué significa cada columna de métricas (activaciones, ejecuciones contactadas, tasa de objetivo, conversiones, coste y las demás) se explica en Analítica de flows. La descripción de una columna se abre desde el menú de su cabecera, no al pasar el ratón.

Qué muestra cada fila

• El interruptor (en la vista Activos) abre o cierra la entrada del flow; consulta Pausar y activar la entrada. Mientras no hay nada publicado, está deshabilitado y su indicación explica el motivo: «Para activar este flow, publica antes una versión: para todos o en prueba al 10%».
• Ver el flow (el icono del ojo, al pasar el ratón por la fila) abre un diagrama de solo lectura del flow: la versión que está en Live (por ejemplo, Versión activa · v6) o, si no hay nada publicado, el borrador. Los flows que aún no tienen nada construido no lo muestran.
• Publicación indica en qué punto de la publicación está el flow: Publicado, Cambios sin publicar, Borrador, Vacío y, mientras hay una prueba en marcha, Prueba en real · 10%. Un flow puede mostrar dos a la vez. El significado de cada uno está en Probar, publicar y versiones.
• Estado indica si el flow admite contactos: Activado, Desactivado o Archivado.
• ⋮ abre las acciones del flow, que dependen de su estado:

Estado del flow	Acciones en ⋮
Publicado, con la entrada abierta	Editar, Duplicar, Desactivar, Archivar
Publicado, con la entrada cerrada	Editar, Duplicar, Activar, Archivar
Nunca publicado (borrador o vacío)	Editar, Duplicar, Archivar
Archivado	Duplicar

Renombrar no está en este menú, sino en la cabecera del flow. No existe la acción de eliminar; consulta Archivar un flow.

Encima de la tabla

En la vista Activos, encima de la tabla aparece un resumen de los Últimos 30 días, con tarjetas que siguen la vista guardada: por ejemplo, Flows activos y las activaciones en la vista por defecto, o Flows en total, Flows activos, Cambios sin publicar y Sin objetivo declarado en Configurar. El resumen se puede plegar, y bajo su título indica cuántos flows tienen datos («3 de 5 flows con datos») y hace cuánto se calculó la cifra más antigua; las cifras dejan fuera los flows que nadie ha abierto aún (consulta la nota sobre — de más arriba). Para quienes pueden editar flows, ese resumen deja su sitio a la franja Flows para los eventos que recibes cuando hay plantillas, aún sin usar, que encajan con los eventos que recibe tu proyecto (hasta tres); consulta Plantillas de flows.

Un proyecto sin flows muestra primero la galería de plantillas, si hay plantillas para sus eventos, y después el mensaje Aún no hay flows con el botón Nuevo flow. Cómo crear un flow se explica en Crear un flow.

Pausar y activar la entrada

La entrada de un flow decide si pueden empezarlo contactos nuevos. En la cabecera del flow, junto a su nombre, el interruptor indica Entrada activa mientras la entrada está abierta y Entrada pausada mientras está cerrada. Su acción es Pausar la entrada o Activar la entrada.

En el listado de flows, la misma acción es el interruptor de la fila y las opciones Desactivar y Activar del menú ⋮. Pausar la entrada y Desactivar son la misma acción con dos nombres: las dos cierran la entrada, y la cabecera del flow pasa a indicar Entrada pausada.

El interruptor solo aparece cuando el flow tiene algo publicado. La primera vez que se publica, la entrada se abre sola; un flow que has pausado sigue pausado cuando publicas una versión nueva. Se explica en Probar, publicar y versiones.

Pausar la entrada

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   Apaga el interruptor

   En la cabecera del flow, selecciona el interruptor Entrada activa.

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   Confirma

   El panel pregunta ¿Desactivar este flow?: «No entra nadie nuevo; los que ya están dentro terminan su recorrido, y seguirás pagando por los mensajes que envíen.» Selecciona Desactivar. El interruptor muestra Pausando la entrada… y después Entrada pausada.

Desde el listado, el interruptor de la fila y Desactivar actúan al momento, sin pedir confirmación. Activar un flow, desde cualquiera de los dos sitios, tampoco pide confirmación.

Qué ocurre al pausar:

• No entra ningún contacto nuevo, en ninguna versión del flow: ni en Live ni en una prueba en real.
• Los contactos que ya están dentro siguen. Cada uno continúa por el camino de la versión con la que entró: sus esperas vencen, sus ramas se deciden y sus mensajes se envían, hasta que llega al final, sale por un evento de salida o se cancela su ejecución.
• Los eventos que llegan con la entrada cerrada se pierden para este flow. No se guardan para procesarlos después: volver a activar el flow no hace entrar a esos contactos. Tampoco dejan fila en No entraron, así que la actividad del flow no muestra nada sobre ellos (consulta Seguimiento de un flow).
• El flow deja de contar como activo para el límite de tu plan, y otro flow puede ocupar ese hueco; consulta Límite de flows activos.

Los mensajes que se envían a los contactos que terminan su recorrido después de la pausa se cobran como cualquier otro mensaje de un flow.

Activar la entrada

Enciende el interruptor de la cabecera o selecciona Activar en el listado. A partir de ese momento, cada contacto que hace el evento disparador y cumple las condiciones de entrada entra en la versión que está en Live. Los eventos del tiempo en que el flow estuvo pausado no se recuperan.

Si el límite de flows activos de tu plan está completo, el interruptor no se puede encender; consulta Límite de flows activos.

El estado del flow, en el listado y en la cabecera

El listado y la página del flow nombran las mismas situaciones con palabras algo distintas:

Situación	Estado en el listado	Insignia en la cabecera del flow	Interruptor de la cabecera
Aún no hay nada publicado	Desactivado	Borrador	No aparece
Publicado, con la entrada abierta	Activado	Activo	Entrada activa
Publicado, con la entrada cerrada	Desactivado	Entrada pausada	Entrada pausada
Archivado	Archivado	Archivado	Archivado. Solo lectura.

Un flow que nunca se ha publicado aparece como Desactivado en el listado aunque nadie lo haya apagado: simplemente aún no ha empezado. En su propia página aparece como Borrador.

¿Por qué mi flow indica Entrada pausada o Desactivado?

La entrada de un flow está cerrada por alguno de estos motivos:

• Alguien del equipo la pausó, con el interruptor de la cabecera, el de la fila o Desactivar. El panel no muestra quién lo hizo ni cuándo.
• Nunca se ha publicado. El listado indica Desactivado y la cabecera, Borrador; nada abre la entrada hasta que se publica una versión.
• Se publicó por primera vez cuando el proyecto estaba en el límite de flows activos. La versión se publica, pero la entrada se queda cerrada, sin más aviso. La indicación del interruptor explica el motivo; consulta Límite de flows activos.
• Está archivado. El listado indica Archivado y la cabecera, Archivado. Solo lectura.; consulta Archivar un flow.
• Es un flow nuevo que aún no se ha publicado. Un flow creado con Duplicar, desde una plantilla o por una app o un asistente de IA a través de la API empieza sin publicar, con la entrada cerrada.

Instasent no apaga un flow por su cuenta. Cuando la cuenta se queda sin fondos, la entrada se ralentiza, pero la cabecera sigue indicando Entrada activa, aunque el correo y el SMS que recibe tu equipo digan que los flows se han detenido; consulta Límites y salvaguardas.

Cancelar ejecuciones

Cancelar ejecuciones es la acción que detiene a los contactos que ya están dentro de un flow. Cada contacto que entra en un flow inicia una ejecución sobre la versión que estaba en Live en ese momento, y la mantiene hasta el final, aunque después publiques otra o pauses el flow. Cancelar termina esas ejecuciones allí donde estén: no se ejecuta ningún paso más ni se envía ningún mensaje más.

Si un flow está enviando algo que no debe en este momento:

1. Pausa la entrada en la cabecera del flow. No entra nadie nuevo en ninguna versión del flow, tampoco en una prueba en real.
2. Cancela las ejecuciones de cada versión que tenga gente dentro: Live, la prueba en real si la hay y cualquier versión archivada cuyo contador en Versiones archivadas no sea cero. Los pasos están más abajo.
3. Corrige el borrador, pruébalo con Test, publícalo y vuelve a activar la entrada: un flow que has pausado sigue pausado cuando publicas.

No existe un botón de «despublicar» que detenga una versión. Publicar y Republicar solo cambian la versión en la que entran los contactos nuevos; los que ya están dentro de una versión con un error la mantienen hasta que canceles sus ejecuciones, y un mensaje que ya está en camino se envía igualmente.

Pausar primero es lo que antes detiene los mensajes equivocados. Si el problema está en un paso posterior y prefieres que sigan entrando contactos nuevos, publica primero la corrección y cancela después la versión antigua, como en el ejemplo de más abajo: ese orden es el que menos contactos pierde.

Las ejecuciones se cancelan por versión, desde el lienzo de esa versión:

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   Abre la versión

   Abre el flow y selecciona la pestaña de la versión cuyos contactos quieres detener: Live, la prueba en real o una versión anterior desde Versiones archivadas, en la barra de versiones. La lista de versiones archivadas indica cuántos contactos siguen dentro de cada una, así que se ve qué versiones antiguas aún tienen gente.

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   Localiza el contador

   Arriba a la izquierda del lienzo, el contador N dentro ahora indica cuántos contactos están esperando en algún punto de esa versión. A su lado hay un pequeño botón ⊘, cuya indicación dice Cancelar ejecuciones. Solo aparece mientras hay alguien dentro, y solo para quienes pueden editar flows.

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   Confirma

   El panel pregunta ¿Cancelar las ejecuciones de v6? (con el número de la versión) y explica: «Se cancelarán 2 ejecuciones de v6: los contactos se detienen donde estén. Un paso que ya está enviando termina. Esta acción no se puede deshacer.» Selecciona Cancelar ejecuciones, o Mantenerlas para dejarlo todo como está.

Si la versión sigue admitiendo contactos nuevos (está en Live o en prueba en real y la entrada está abierta), el diálogo añade: «Mientras la entrada esté activa siguen entrando contactos nuevos: pausa la entrada antes si quieres parar también esos.»

Mientras se cancela, la barra de herramientas de la versión muestra el avance («Cancelando las ejecuciones de v6: 15 canceladas hasta ahora») y, al terminar, un aviso confirma el total. Si el panel indica que la cancelación se detuvo antes de terminar, con cuántas ejecuciones siguen en curso, vuelve a cancelarlas para acabar. Si no había nadie dentro, el panel indica que la versión no tiene ejecuciones en curso; y si otra persona ya había empezado a cancelar esa versión, lo indica en lugar de empezar otra cancelación.

Qué hace la cancelación con cada ejecución:

• El contacto se detiene donde esté. Un contacto en una espera no continúa cuando la espera habría vencido; un contacto que estaba a punto de empezar también se detiene.
• Un paso que ya está enviando termina. Un mensaje que ya está en camino puede llegar; después de él no se ejecuta nada.
• Solo se cancelan las ejecuciones que existen en ese momento. Si la entrada está abierta, los contactos que entren después inician ejecuciones nuevas con normalidad.
• Las demás versiones no se tocan. Cancelar la v6 no afecta a los contactos de la v7.
• No se puede deshacer, y los contactos no pasan a otra versión. Un contacto cancelado no continúa en la versión nueva: solo volvería a entrar si repite el evento disparador.
• La ejecución queda como cancelada. En la actividad del flow aparece como Cancelada, y su recorrido indica «La ejecución se terminó a mano.» en el paso donde se detuvo. Las ejecuciones canceladas se cuentan como canceladas en las cifras de cada paso.

Unos pocos contactos se detienen en segundos; una versión con muchos contactos dentro tarda más, y la línea de avance indica cuánto lleva.

Los mensajes que ya se habían enviado, incluido el que termine un paso que estaba enviando, se cobran con normalidad. Los contactos cancelados no reciben nada más, así que no se cobra nada más por ellos.

Cancelar la ejecución de un contacto

Para detener a un solo contacto en lugar de toda una versión, abre su ejecución desde la actividad del flow y selecciona Cancelar ejecución en el recorrido del contacto (dónde encontrarlo se explica en Seguimiento de un flow). El panel pregunta ¿Cancelar esta ejecución?: «El contacto se detiene aquí y no continúa el flow. Esta acción no se puede deshacer.» El resultado es el mismo que el de una cancelación por versión, solo para esa ejecución.

Ejemplo: un recordatorio con el código de descuento equivocado

Un flow Carrito abandonado espera al cliente, le envía un primer recordatorio y, si no vuelve, espera un día y le envía un segundo mensaje con un código de descuento. En la versión v6 ese código está mal, y ya hay 40 contactos esperando el segundo mensaje.

1. Corrige el código en la pestaña Construir, selecciona Guardar cambios y publica con Publicar para todos. La versión v7 pasa a Live y la v6 se archiva. A partir de ahora, los carritos abandonados nuevos entran en la v7, con el código bueno.
2. Los 40 contactos de la v6 recibirían mañana el código equivocado, porque cada contacto mantiene la versión con la que entró. Abre Versiones archivadas › v6: el contador indica 40 dentro ahora.
3. Selecciona ⊘ (Cancelar ejecuciones) y confirma. Esas 40 ejecuciones terminan sin el segundo mensaje, y su recorrido indica «La ejecución se terminó a mano.»

Publicar primero la corrección y cancelar después es el orden que menos contactos pierde: la v6 ya no admite a nadie nuevo, así que la cancelación alcanza a todos los que podrían recibir el código equivocado, mientras los carritos nuevos ya están en la v7. Los contactos cancelados tampoco recibirán el mensaje corregido; solo volverían a entrar con un nuevo carrito abandonado.

Renombrar un flow

En la cabecera del flow, selecciona el lápiz (Renombrar). El diálogo Renombrar el flow tiene un solo campo, Nombre del flow. Cambiar el nombre no cambia el funcionamiento del flow. Un flow archivado no se puede renombrar: no muestra el lápiz.

Tus contactos nunca ven el nombre: como indica el diálogo, «Solo lo veis tú y tu equipo. También se envía como utm-campaign en los enlaces de este flow.» El nombre del flow viaja como valor de utm-campaign en los enlaces de sus mensajes, así que un nombre nuevo se aplica a los enlaces que se envían a partir de ese momento; los que ya se enviaron conservan el anterior. En una herramienta de analítica web, el mismo flow aparecerá con dos nombres de campaña, el de antes y el de después del cambio.

Duplicar un flow

Duplicar, en el menú ⋮ de una fila, crea un flow nuevo llamado «nombre (copia)» y lo abre en el editor. También está disponible para los flows archivados, y es la forma de reutilizarlos.

• La copia toma el borrador del flow (su pestaña Construir) si lo hay y, si no, la versión de Live: disparador, límites, salidas y todos los pasos.
• La copia es un flow nuevo sin publicar: su entrada está cerrada y no tiene versiones, actividad ni cifras propias. No llega nada a ningún contacto hasta que alguien la publica.
• Para duplicar varios flows a la vez, selecciona sus filas y usa Duplicar en la barra que aparece, hasta tres a la vez («Máximo 3 flows a la vez»).

Un duplicado es un buen punto de partida para una variante (otro idioma, otro segmento) o para un cambio grande que prefieras construir aparte. Antes de publicar el original y la copia, ten en cuenta que dos flows que empiezan con el mismo evento dejan entrar los dos al contacto, y cada uno envía sus propios mensajes; consulta Límites y salvaguardas.

Archivar un flow

Archivar retira un flow de forma definitiva. Selecciona el icono de archivar (Archivar) en la cabecera del flow, o Archivar en el menú ⋮ de su fila. El panel pregunta ¿Seguro que quieres continuar?: «¿Archivar «Carrito abandonado»? Deja de admitir nuevos contactos; los que ya están dentro terminan su recorrido, y seguirás pagando por los mensajes que envíen.» Selecciona Sí.

Qué ocurre al archivar:

• La entrada se cierra para siempre. La versión de Live y la prueba en real, si la hay, se retiran, y no entra ningún contacto nuevo.
• Los contactos que ya están dentro terminan su recorrido, igual que al pausar. Para detenerlos también, cancela las ejecuciones de la versión, como se explica en Cancelar ejecuciones.
• El flow pasa a la vista Archivados del listado y queda en solo lectura: su página muestra Archivado. Solo lectura. en lugar del interruptor. Se puede seguir abriendo y duplicando.
• Deja de contar como flow activo para tu plan, y la plantilla con la que se creó, si fue el caso, vuelve a aparecer como disponible en la galería; consulta Plantillas de flows.

Los mensajes que se envían a los contactos que terminan su recorrido después de archivar el flow se cobran con normalidad.

Los contactos terminan en la versión con la que entraron. Una versión que lleva unos tres meses archivada, contados desde el día en que se archivó, la cierra la plataforma; esas ejecuciones terminan como Cancelada, con el motivo que se explica en Seguimiento de un flow.

Qué hace cada acción con los contactos que están dentro

Todas las acciones sobre un flow o una versión cambian quién entra a partir de ese momento; solo una de ellas detiene a los contactos que ya están dentro.

Acción	Contactos nuevos	Contactos que ya están dentro	Mensajes a los que están dentro
Publicar para todos	Entran en la versión nueva	Siguen en la versión con la que entraron, que pasa a archivada	Se envían y se cobran
Promover al 100%	Entran en la copia promovida	Terminan en la versión de prueba o de Live con la que entraron	Se envían y se cobran
Archivar prueba	Entran en Live (nadie, si no hay Live)	Los de la prueba terminan en la versión de prueba	Se envían y se cobran
Republicar › Publicar para todos	Entran en la copia republicada	Terminan en la versión con la que entraron	Se envían y se cobran
Editar como borrador	Sin cambios	Sin cambios	Sin cambios
Pausar la entrada	No entra nadie, en ninguna versión	Siguen hasta el final	Se envían y se cobran
Archivar el flow	No entra nadie, para siempre	Siguen hasta el final	Se envían y se cobran
Cancelar ejecuciones	Siguen entrando mientras la entrada esté abierta	Se detienen donde estén	Solo lo que ya se había enviado, más un paso que ya estaba enviando
Cambiar a un plan con un límite menor	Sin cambios: no se apaga ningún flow	Sin cambios	Sin cambios

La columna de contactos nuevos supone que la entrada está abierta; mientras está pausada, no entra nadie, publiques lo que publiques. Cómo funciona cada acción de publicación se explica en Probar, publicar y versiones.

Límite de flows activos

Tu plan fija cuántos flows puede haber activos a la vez en cada proyecto. Activo significa que la entrada del flow está abierta: los flows cuya cabecera indica Activo y cuyo estado en el listado es Activado. Los flows con la entrada pausada, los borradores que nunca se han publicado y los flows archivados no cuentan. El límite se aplica por proyecto y depende del plan de tu organización; en la comparativa de planes del panel aparece como Flows activos por proyecto.

El panel indica en qué punto estás en la indicación del interruptor del flow mientras la entrada está pausada:

• Con hueco libre: «Tienes N de M flows activos en este proyecto.»
• En el límite, con el interruptor deshabilitado: «Tu plan permite M flows activos en este proyecto. Desactiva otro para poder activar este.»
• Por encima del límite, algo que puede ocurrir tras cambiar a un plan con un límite menor: «Tienes N flows activos, por encima de los M que permite tu plan. Desactiva alguno para poder activar este.»

Cómo funciona:

• El límite se comprueba al activar un flow. Cambiar a un plan con un límite menor no apaga ningún flow que ya esté en marcha; simplemente no se puede activar otro hasta quedar por debajo del límite.
• Publicar en el límite no abre la entrada. La primera publicación abre la entrada sola, pero si el proyecto ya está en el límite, la versión se publica y la entrada se queda en Entrada pausada, sin más aviso. El motivo está en la indicación del interruptor.
• Pausar libera un hueco, y otro flow puede ocuparlo. Si pausas un flow y después activas otro, puede que el primero no pueda volver hasta que pauses alguno más.
• Activar desde el listado no se comprueba por adelantado. En el límite, el interruptor de la fila o Activar se rechaza con un error.

Por ejemplo, un proyecto que ya ocupa todos los huecos de flows activos de su plan, con Carrito abandonado, Bienvenida a nuevos contactos y Gracias por tu pedido entre sus flows activos, publica por primera vez un flow nuevo, Pide una reseña. La versión se publica, pero su cabecera indica Entrada pausada y el interruptor no se puede encender; su indicación avisa de que se ha alcanzado el límite del plan. Al pausar Gracias por tu pedido se libera un hueco, y Pide una reseña ya se puede activar.

Quién puede hacer qué

Para cambiar un flow hace falta un rol que pueda editar automatizaciones: Propietario, Acceso total o Marketing. Los miembros del equipo que solo pueden ver los proyectos (por ejemplo, con el rol Ver Proyectos) pueden abrir cualquier flow, sus versiones, su actividad y sus cifras, pero el panel no les ofrece Nuevo flow, Plantillas, Test, Publicar, el interruptor de la entrada, Duplicar, Archivar, Renombrar, Cancelar ejecuciones ni las acciones sobre una ejecución concreta. Si a ti te faltan esos controles, pídeselo a alguien con uno de esos roles; los roles se explican en Equipo.

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