El disparador: quién entra y cuándo

Todo flow empieza con una sola tarjeta de disparador, en lo alto del lienzo. Esa tarjeta responde a las dos preguntas de las que depende todo lo demás: qué evento hace entrar a un contacto en el flow y qué contactos pueden entrar cuando ese evento ocurre. Cuando se crea un pedido, empieza un checkout o un contacto entra en una lista, el disparador compara el evento con su configuración y, si todo encaja, el contacto entra y empieza una ejecución: su propio recorrido por los pasos del flow. Cada entrada es una ejecución nueva, así que un mismo contacto puede pasar por un flow más de una vez si lo permites.

Al pulsar la tarjeta se abre su configuración, el panel Disparador por evento («Inscribe a un contacto cuando ocurre un evento.»), con tres pestañas: Disparador (el evento y la audiencia), Límites (cada cuánto y a qué ritmo pueden entrar los contactos, y con qué rapidez se procesan) y Objetivo y salida (los eventos de salida y el objetivo del flow, que se explican en Objetivos y salidas). La propia tarjeta resume las tres: Se activa cuando con el evento, Límites con la regla de reentrada y una tercera fila para el objetivo o la salida. Al pulsar una fila se abre su pestaña.

Como el resto del flow, el disparador se edita en el borrador, en la pestaña Construir, y los cambios se aplican a las nuevas entradas al publicarlos; ver Probar, publicar y versiones.

El disparador por evento

Un flow empieza cuando a un contacto le ocurre un evento. En la pestaña Disparador:

• Tipo de disparador es Evento. El selector muestra también Programado con la insignia Próximamente: todavía no está disponible. Una vez publicada una versión, el tipo queda bloqueado («El tipo no se puede cambiar mientras haya una versión publicada en Live o en prueba en real.»).
• Evento disparador («El evento que inscribe a un contacto en el flow.») es donde se indica qué inicia el flow, en dos partes:
  • Primero, Fuente de datos. Por defecto es Cualquier fuente de datos: el evento inicia el flow venga de la fuente que venga. Conviene seleccionar una fuente concreta cuando varias envían el mismo evento, por ejemplo tu tienda y una herramienta que reenvía sus pedidos. Una copia reenviada cuenta como otro evento, así que con Cualquier fuente de datos un mismo pedido puede hacer entrar al contacto una vez por copia, salvo que los límites de reentrada frenen la segunda. Asociar el disparador a la fuente propietaria del evento lo evita.
  • Después, el evento, en Elige el evento disparador. La lista indica cuántos eventos de cada tipo ha recibido tu proyecto recientemente, para comprobar cuáles llegan de verdad antes de crear el flow sobre ellos.
• Añadir condición de evento acota el evento por sus propios datos, por ejemplo solo los pedidos de más de un importe o solo los checkouts de una tienda. Las condiciones se combinan con Y: el evento tiene que cumplirlas todas. Conviene filtrar solo por valores que tu fuente envía de verdad: una condición sobre un campo que nunca llega da un flow válido que nunca se inicia. Al cambiar el evento se borran sus condiciones, porque cada evento tiene sus propios datos.

Los datos del evento acompañan al contacto durante toda la ejecución: los mensajes pueden incluirlos como variables (Enviar mensajes) y el paso Según el evento de entrada puede bifurcar según ellos (Ramas). Si más adelante se cambia el evento disparador, hay que revisar también esos pasos; el editor marca las condiciones que ya no encajan.

Junto a Evento disparador, un contador pequeño muestra cuántos eventos de los últimos 7 días cumplen el disparador; al pulsarlo se baja a Estimación de entradas, debajo de la audiencia, que los muestra día a día en un gráfico. Cuenta eventos, no contactos, y no aplica la audiencia ni los límites de reentrada: es un techo de actividad, no una previsión de entradas. Si tras unos días de actividad normal no muestra nada, conviene revisar la fuente y las condiciones.

Qué eventos pueden iniciar un flow

Pueden iniciar un flow los eventos de tus fuentes de datos conectadas, los que llegan por API y los eventos propios de Instasent sobre tus contactos. Estos son los que pueden hacerlo, agrupados por tipo:

Tipo	Eventos
Ecommerce	Checkout iniciado, Checkout actualizado, Checkout abandonado, Pedido creado, Pedido pagado, Pedido enviado, Pedido entregado, Pedido cancelado, Pedido reembolsado, Contracargo del pedido, Producto visto, Producto añadido al carrito, Producto comprado
Contacto y consentimiento	Contacto creado / actualizado, Alta del contacto, Baja del contacto
Mensajes y clics	Mensaje entrante / respuesta, Clic en campaña, Clic en automatización, Clic en mensaje directo
Formularios y actividad web	Formulario visto, Formulario enviado, Visualizado / visitado, Clic en enlace / botón, Acción realizada, Activo en web / app, Evento personalizado
Pagos y CRM	Pago, Reembolso, Contracargo, Factura, Deal añadido, Deal actualizado, Deal conseguido, Deal perdido, Reunión registrada, Reunión cancelada, Reunión asistida, Reunión abandonada, Cambio de plan de suscripción, Plan de suscripción cancelado, Plan de suscripción renovado

También pueden iniciar un flow otros eventos, pero el selector solo los lista cuando tu proyecto los recibe: los eventos de cupones (creado, usado, eliminado) y de aviso de reposición que envían algunas tiendas, los clics en los mensajes de un flow y los toques en las sugerencias de acción de un mensaje RCS.

Etiquetas, listas y contactos nuevos

No existe un disparador aparte para «entró en una lista» o «ganó una etiqueta»: esos cambios llegan como el evento Contacto creado / actualizado, al que la ⓘ junto a Evento disparador llama evento update. Se selecciona ese evento y se le añade una condición:

• Gana una etiqueta o entra en una lista: una condición sobre Etiquetas añadidas o Listas añadidas con la etiqueta o la lista que interesa.
• Pierde una etiqueta o sale de una lista: una condición sobre Etiquetas eliminadas o Listas eliminadas.
• Un contacto nuevo (para una serie de bienvenida): una condición sobre ¿Es un contacto nuevo? con valor sí. Para esto no sirve Alta del contacto: ese evento registra un cambio de suscripción, no la llegada de un contacto nuevo.

La etiqueta o la lista puede cambiar en cualquier fuente, también por el paso Actualizar etiquetas o Actualizar listas de otro flow, así que un flow puede iniciar otro; ver Actualizar el contacto. Y si dos flows usan el mismo evento disparador, un contacto que cumple ambos entra en los dos y recibe los mensajes de los dos: Flows no tiene un tope entre flows (Límites y salvaguardas).

Quién puede entrar: la audiencia

En Audiencia («Quién puede entrar. Solo los contactos de esta audiencia entran cuando se dispara el evento (se comprueba al entrar).») se decide a qué contactos puede hacer entrar el evento:

• Incluir admite una sola opción: un segmento, una fuente de datos, una etiqueta o una lista. Por defecto es Toda la audiencia, todos los contactos del proyecto. Los segmentos son dinámicos, así que un contacto que entra después en el segmento puede entrar en el flow con su siguiente evento.
• Excluir segmentos admite tantos segmentos como hagan falta: «Los contactos de estos segmentos nunca entran en el flow, aunque cumplan la audiencia de arriba.» Basta con estar en uno de ellos para quedar fuera. Esta opción puede requerir un plan superior; si el tuyo no la incluye, el panel muestra Mejorar plan.

La audiencia se comprueba en el momento de entrar, con el contacto tal como está en ese instante. Un contacto que entra y después deja de cumplirla (sale del segmento o entra en uno excluido) sigue con su ejecución, salvo que se active Cancelar la ejecución si el contacto sale de la audiencia en la pestaña Objetivo y salida; ver Objetivos y salidas. Un contacto que no cumple la audiencia cuando llega el evento no entra y aparece en No entraron, en la actividad del flow (Seguimiento de un flow).

Las plantillas limitan su audiencia a los contactos con número de móvil, de modo que no entran contactos a los que ningún mensaje podría llegar. Hacer lo mismo en tus propios flows mantiene limpias la actividad y las cifras. Filtrar la audiencia de cualquier forma (un segmento, una fuente, exclusiones) deja sin disponibilidad el modo de procesamiento Instantáneo; ver modo de procesamiento.

Cada cuánto puede entrar un contacto

La pestaña Límites empieza por Reentrada y frecuencia («Cada cuánto puede inscribirse el mismo contacto en este flow.»). Estos tres ajustes deciden si un mismo contacto puede empezar una ejecución nueva y con qué frecuencia:

La tarjeta del disparador lo resume en su fila Límites: Puede volver a entrar · mín. 5 minutos entre entradas (cualquier otro tiempo mínimo se muestra igual) o Una vez por contacto.

Configuraciones habituales:

• Serie de bienvenida: Una sola vez, para que un contacto reciba la bienvenida una vez, aunque se vuelva a actualizar.
• Carrito abandonado: Sin límite con un Tiempo mínimo entre inscripciones de 1 día, para que quien abre varios checkouts en una tarde reciba un solo recorrido de recordatorio y no uno por checkout.
• Seguimiento de pedidos (un agradecimiento o una petición de reseña): Sin límite con un tiempo mínimo corto, para que cada pedido tenga su mensaje, mientras que dos pedidos del mismo contacto dentro de ese tiempo dan una sola ejecución. El mismo evento recibido dos veces nunca crea dos ejecuciones, sean cuales sean los límites.

Las entradas que superan un límite se descartan, no quedan en cola. El contacto, simplemente, no entra esa vez, y no se reintenta cuando el límite deja de aplicarse: el siguiente evento que cumpla es un intento nuevo. Cada intento descartado aparece en No entraron con su motivo (Seguimiento de un flow). Por ejemplo, en un flow con Checkout iniciado como disparador y los 5 minutos por defecto entre inscripciones, Laura inicia un checkout a las 10:00:00 y otro a las 10:00:10. El primero entra; el segundo se descarta y aparece como «Límite de frecuencia por contacto alcanzado». Laura tiene una sola ejecución. El límite de Ejecuciones simultáneas por contacto aparece ahí como «Límite de flows simultáneos por contacto alcanzado», aunque lo que cuenta son ejecuciones de este flow.

Si el evento disparador es también uno de los eventos de salida del flow, cada nueva aparición termina la ejecución en curso del contacto y, si estos límites lo permiten, empieza una nueva: así cuenta un flow de recuperación de clientes desde el último pedido (Objetivos y salidas).

Ritmo de inscripción

Ritmo de inscripción («A qué velocidad pueden entrar contactos en este flow. Limita el gasto y te protege si cumplen más contactos de los previstos.») fija dos techos para el flow en conjunto, sean quienes sean los contactos:

• Inscribe hasta N contactos por hora.
• Inscribe hasta N contactos por día: un total diario; al alcanzarlo, la entrada se detiene el resto del día.

Los dos admiten valores de 1 a 100.000 y vienen con un valor por defecto. Conviene ajustarlos al volumen esperado: un flow sobre Pedido creado en una tienda con mucho movimiento necesita margen, mientras que un flow nuevo que todavía estás observando es más seguro con un techo moderado.

Tu plan limita además cuántos contactos pueden entrar por hora entre todos los flows del proyecto, y el ritmo de un flow nunca puede superar ese techo. El panel muestra esa cifra bajo el campo por hora. Se puede guardar un valor más alto, y el panel avisa de que por encima del techo de tu plan no tendrá efecto. Cómo funciona ese techo, y qué cambia cuando la cuenta se queda sin saldo, se explica en Límites y salvaguardas.

Los contactos que superan cualquiera de estos techos se descartan como cualquier otra entrada que supera un límite, con su motivo en No entraron.

En la misma pestaña está Mantén fondos en la cuenta, que indica qué pasa con la entrada en este flow si la cuenta se queda sin saldo y, para los usuarios que gestionan la facturación, enlaza a Configurar la recarga automática (ver Recarga automática). El comportamiento se describe en Límites y salvaguardas.

Cuándo entra el contacto: el modo de procesamiento

El contacto no entra en el instante exacto en que llega el evento. Modo de procesamiento, la última sección de la pestaña Límites, decide cuánto espera el flow antes de evaluarlo. Hay dos modos.

Consistente (el predeterminado, «Normalmente menos de un minuto, para que ningún evento fuera de orden tuerza una decisión.»). La entrada espera una breve ventana de procesamiento, para que la audiencia, las exclusiones, las condiciones del evento y los eventos de salida lean la actividad más reciente del contacto y no una foto a medio actualizar. En la práctica:

• Un contacto que hace uno de los eventos de salida del flow durante la ventana (compra justo después de iniciar un checkout, por ejemplo) no llega a entrar.
• Un mensaje que el flow enviaría durante la ventana se envía al terminar esta.
• Una Espera fija se cuenta desde el evento, así que la ventana no se le suma: un flow que espera 30 minutos antes de su primer mensaje lo envía unos 30 minutos después del evento.
• Cuando un flow recibe un pico de tráfico, la entrada puede retrasarse algo más, pero nunca más allá de las esperas que el flow tiene antes de su primer mensaje, así que la hora de envío de los mensajes no cambia. El listado de flows muestra ese máximo en la columna Espera máx. de activación («Lo máximo que un contacto espera para entrar cuando el flow recibe un pico de tráfico. Nunca retrasa un mensaje…»); ver Gestión de flows.

Instantáneo («Empieza enseguida. Recomendado solo para flows que necesitan enviar cuanto antes.»). Se salta la ventana: es para códigos de un solo uso, confirmaciones rápidas y respuestas a mensajes entrantes, donde cada segundo cuenta. Como nada espera a la actividad más reciente, solo se ofrece cuando no puede cambiar una decisión:

• No está disponible si el flow filtra su audiencia (cualquier cosa distinta de Toda la audiencia, exclusiones incluidas), si el disparador usa una condición de evento o si el flow tiene eventos de salida. El panel indica el motivo bajo No disponible para este flow:, por ejemplo «tu flow filtra su audiencia» o «tu flow tiene condiciones de salida».
• Puede requerir un plan superior; si el tuyo no lo incluye, la opción muestra Mejorar plan.
• Si se selecciona Instantáneo y después el flow deja de cumplir los requisitos (por ejemplo, al añadir un evento de salida), la opción muestra Solicitado, no activo y el flow funciona con la ventana de procesamiento hasta que se quite el impedimento.
• Con Instantáneo, un flow con ramas muestra un aviso: «Este flow tiene ramas, y pueden no ver la actividad de los últimos segundos.» Una rama puede dirigir al contacto como si su actividad más reciente aún no hubiera ocurrido. No se rompe nada y el flow siempre se ejecuta.

El recorrido del contacto registra cómo entró cada ejecución en Momento de entrada (Ventana de procesamiento, Agrupado por alta demanda, Procesamiento instantáneo o Ejecución manual); ver Seguimiento de un flow. Los test entran siempre de inmediato, sea cual sea el modo; ver Probar, publicar y versiones.

Ejemplo: el disparador de un flow de carrito abandonado

Una tienda quiere recordar su compra a quien inicia un checkout y no lo termina, sin escribir a quien ya ha comprado:

1. Evento disparador: Checkout iniciado, con Fuente de datos en la tienda (para que una herramienta que reenvía el mismo checkout no haga entrar dos veces al cliente).
2. Audiencia: Incluir un segmento de contactos con número de móvil; Excluir segmentos: un segmento de clientes que han comprado en los dos últimos días, si el plan incluye exclusiones.
3. Límites: Límite de inscripciones por contacto en Sin límite, Tiempo mínimo entre inscripciones de 1 día y Ejecuciones simultáneas por contacto con su valor por defecto.
4. Modo de procesamiento: Consistente. El flow tiene un evento de salida, así que Instantáneo no está disponible, y la ventana es justo lo que deja fuera a quien compra a los pocos instantes de iniciar el checkout.
5. Objetivo y salida: Pedido creado como evento de salida, usado como objetivo del flow (Objetivos y salidas).

Los pasos que siguen al disparador (una espera inteligente, el recordatorio y un segundo mensaje con cupón) se explican en Esperas y Enviar mensajes.

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